Her en kort guide til hvordan man bruker Quickorder POS i forbindelse med faktura kunder
Quickorder POS kan ikke sende en faktura direkte og det er heller ikke meningen eller gunstig.
Faktura til en kunde sendes fra et faktura- eller regnskapssystem. Der har man mulighet for å sende EHF faktura, holde styring på utestående, purringer, kredittmaks og mange andre ting som ikke er mulig i et kassesystem.
System oppsett – Opprett betalingstypen «Kreditt»
For å kunne bruke Faktura/Kreditt systemet, så må betalingstypen «Kreditt» aktiveres.
Det anbefales å slå av overførsel av poster til regnskapet hvis fakturaen skrives i regnskapssystemet. Ellers vil omsetningen føres dobbel.
Opprette kunde.
Før det kan skrives en kreditt ordre, så må det opprettes en kunde. Det er mulig å opprette kunder både i backoffice og på iPad´en.
Backoffice: Økonomi -> Kunder
Quickorder POS: Moduler -> Kunder
Notering av utleveringen – «Betaling» (Utleveringskvittering)
Når man tar «betaling» for noe, som skal faktureres, så velger man «Kreditt» som betalingstype.
Det skal tilknyttes en kunde (Det er jo ikke lurt å gi kreditt til «ingen») Det er derfor ikke mulig å bruke kreditt uten å velge en kunde.
Vær oppmerksom på at det ikke er mulig å ta en del-betaling med Kreditt. Da vet systemet jo ikke hva som skal faktureres. Skal et bord dele opp, så skal det gjøres «riktig» ved å dele regningen ved å dele på varer.
Det er mulig å taste navn eller rekvisisjonsnummer i forbindelse med notering av utlevering. (Neste bilde)
Nå komme det ut to stykk «Utleveringskvittering». Den ene til kunden den andre til regnskapet. Det er plass for at kunden setter på en underskrift.
Fakturagrunnlag - Oversikt over Utleveringer til en kunde
Fra backoffice er det mulig å få et overblikk over utleveringer i en periode. Dette er det som det skal sendes en faktura på. Kunder og ordreoversikten finnes under Økonomi -> Kunder.
Listen kan med fordel sorteres etter de som har fått utleveringer senest. (1)
Velg prikker og > Ordreoversikt ut for den kunden du ønsker å se. (2)
Kreditt ordrer kan overføres via Integrasjon til Poweroffice GO. Se veiledningen til PowerOffice OG integrasjonen: https://support.quickorder.io/no-no/knowledge/integrasjon-med-poweroffice-go
Nå kan det velges en periode (1) og deretter lastes ned en FAKTURA RAPPORT (2)
Her et eksempel på en rapport
Legg merke til at det både er en kvittering pr. utlevering og en sum på alle utleveringer i perioden valgt.
Faktura fra regnskapssystemet
Faktura fra regnskapssystemet kan grunnleggende lages på 2 måter.
Metode 1:
Det kan lages som en «vanlig» faktura med varelinjer som danner omsetning. Hvis man gjør det, så vil det være nødvendig og IKKE bokføre omsetningen av kreditt eller «slukke» for overførsel av poster på betalingstypen «Kreditt» fra Quickorder, hvis man bruker integrasjoner til overførsel til et regnskapssystem.
Inne på betalingstypen «Kreditt» slår man overførsel til regnskap av:
Metode 2:
I mange faktura/regnskaps systemer er det mulig å lage en faktura som ikke fører omsetning. Det man ønsker er kun å flytte debet beløpet på Kreditt betalingsmidlet (Ofte konto 1530 Opptjent, ikke fakturert driftsinntekt) og over på den aktuelle kunden.
Forklart på en annen måte: Da skal fakturaen bare inneholder én linje «Mat/drikke i følge vedlagt oversikt» Denne fakturaen skal ikke bokføre omsetning og den skal ikke inneholde moms. Den skal kreditere den kontoen i regnskapet, som er tilknyttet betalingstypen «Kreditt» (eksempelvis 1530) og debitere kunden. Hvis denne metoden brukes, så skal omsetningen fra betalingstypen «Kreditt» selvfølgelig overføres helt som vanlig.
Hvis det er regnskapskontoret som gjør faktureringen, så opprett en bruker i Quickorder backoffice, så de har direkte adgang. Det koster ikke noe.
Ny bruker opprettes her:
Innstillinger -> Avdelinger -> Brukere
Se også veiledningen til regnskap: Introduksjon-til-regnskap