Her en kort guide til hvordan man bruger Quickorder POS i forbindelse med faktura kunder
Quickorder POS kan ikke sende en faktura direkte og det er hverken meningen eller gunstigt.
Faktura til en kunde sendes fra et faktura- eller regnskabssystem. Der er mulighed for at sende elektronisk faktura, holde styr på udestående, rykkere, kredit max og mange andre ting, som ikke er muligt i et kassesystem.
Systemopsætning – Opret betalingstypen «Kredit»
For at kunne bruge Faktura/Kredit systemet, så skal betalingstypen «Kredit» aktiveres. Tryk på plus knappen (3)
Det anbefales at slå "Overfør poster til dit regnskabssystem" fra, hvis fakturaen skrives i regnskabssystemet manuelt. Ellers vil omsætningen føres dobbelt.
Opret kunder.
Før der kan laves en kredit ordre, så skal vedkommende kunde oprettes. Det er muligt at oprette kunder både i backoffice og på iPad´en.
Backoffice: Økonomi -> Kunder
Quickorder POS: Moduler -> Kunder
Notering af udleveringen – «Betaling» (Udleveringskvittering)
Når man tager «betaling» for noget, som skal faktureres, så vælger man «Kredit» som betalingstype.
Der skal tilknyttes en kunde (Det er jo ikke smart at give kredit til «ingen») Det er derfor ikke muligt at bruge kredit funktionen uden at vælge en kunde.
Vær opmærksom på, at det ikke er muligt at opdele betalingen ved at kombinere kredit med andre betalingstyper. Da systemet jo så ikke ved hvad der skal faktureres. Skal et bord deles op i flere betalinger, så skal det gøres «rigtigt» ved at opdele regningen på varer.
Hvis dette er aktuelt, så tryk "Opdel betaling" -> vælg varer der skal betales med kredit i venstre side. Herefter kan de resterende varer betales med den ønskede betalingstype.
Det er muligt at tilføje navn eller reference i forbindelse med notering af udleveringen. (kan ses på næste billede)
Når betalingen er fuldført, så kommer der kommer to «Udleveringskvitteringer». Den ene til kunden den andre til regnskabet. Her er der plads til at kunden kan signere for udleveringen med en underskrift.
Fakturagrundlag - Oversigt over Udleveringer til en kunde
Fra backoffice er det muligt at få et overblik over kredit ordre i en periode. Dette er det som der skal sendes en faktura på. Kunder og ordreoversigten findes under Økonomi -> Kunder.
- Den sidste registrerede ordre kan ses i kolonnen 'Sidste ordre' (3)
- Antal 'ikke fakturerede ordre' kan ses i kolonne (4)
Der kan med fordel sorteres efter 'Ikke fakturerede ordre' som viser de kunder du skal sende en faktura til øverst.
Vælg de 3 prikker og > Ordre historik ud for den kunde, du ønsker at se. (2)
Her kan du se en liste over alle ordre hvor kunden er tilføjet i betalingsøjeblikket på POS. Det betyder at ordrene kan være betalt med andet end faktura men også kontant eller andre betalingsmetoder. Dette giver dig og kunden et fuldstændigt billede over alle ordre som er relevant for den kunde.
I nedenstående eksempel kan du se at der er to ordre betalt med 'credit' og en betalt med 'Kontant' som ikke skal faktureres.
Når du skal opkræve kunden kan du vælge 2 metoder
- Eksporter alle ordrelinjer og importer ind i et faktureringsystem som så danner en rapport og fakturere kunden. (.csv fil). Tal med din leverandør af dit faktureringsløsning om denne løsning kan benyttes af dig.
- Udlæs en faktureringsrapport du kan bruge som dokumentation til den faktura du sender kunden. Kan benyttes af alle.
Download .csv fil eller fakturarapport
Vælg en periode og derefter vælg 'Download fakturadokumentation' (2)
Vælg ordrelinjer eller faktura rapport og klik download.
Nu vil filen eller rapporten dannes og downloade til din computer
Her et eksempel på en rapport
Læg mærke til, at det både er en kvittering pr. udlevering og en sum på alle udleveringer i den valgte periode.
Marker ordre som 'faktureret'
For at du kan holde styr på hvike ordre du har sendt over i dit faktureringssystem så kan du markere ordre som 'faktureret' Det gør du let ved at:
Behold den samme periode som før (1) og tryk på knappen: Marker som faktureret' (3)
I dialog boksen bekræfter du ved at trykke på 'Marker som faktureret'.
herefter kan du se i listen i kolonnen: 'Faktureret' se at ordren skifter status.
Du kan klikke på hver enkelt ordre og se den også er markeret som 'faktureret' på betalingen samt hvem der gjorde det og hvornår (1)
Faktura fra regnskabssystemet
Faktura fra regnskabssystemet kan grundlæggende laves på 2 måder.
Metode 1:
Det kan laves som en «almindelig» faktura med varelinjer som danner omsætning. Hvis man gør det, så vil det være nødvendigt IKKE at bogføre omsætningen af kredit. Det gøres ved at «slukke» for overførsel af posteringer på betalingstypen «Kredit». hvis man bruger integrationer til overførsel til et regnskabssystem. (Se billede af dette øverst i vejledningen)
Metode 2:
I mange faktura/regnskabssystemer er det muligt at lave en faktura som ikke fører omsætning. Det man ønsker, er kun at flytte debet beløbet på Kredit betalingsmidlet og over på den aktuelle kunde.
Forklaret på en anden måde: Fakturaen skal kun indeholde én linje «Mad/drikke i følge vedlagt oversigt» Denne faktura skal ikke bogføre omsætning og den skal ikke indeholde moms. Den skal kreditere kontoen i regnskabet, som er tilknyttet betalingstypen «Kredit» og debitere kunden. Hvis denne metode bruges, så skal omsætningen fra betalingstypen «Kredit» selvfølgelig overføres helt som normalt.
Hvis det er regnskabskontoret som opretter faktureringen, så opret en bruger i Quickorder backoffice, så har bogholder direkte adgang. Det koster ikke noget.
Ny bruger opretter her:
Indstillinger -> Afdelinger -> Brugere
Se også veiledningen til regnskab: Introduktion-til-regnskab